Od 1. ledna 2018 platí povinnost právnických osob zapsaných ve veřejném rejstříku zapsat svého skutečného majitele. Tuto povinnost musí splnit právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku do 1. ledna 2019. Ostatní právnické osoby zapsané do dalších veřejných rejstříků (včetně svěřenských fondů zapsaných do evidence svěřenských fondů) pak musí svého skutečného majitele zapsat do 1. ledna 2021.
Zápis skutečného majitele provádí buď příslušný rejstříkový soud, nebo notář. Není-li zvolena možnost zápisu skutečného majitele prostřednictvím žádosti u notáře, je třeba využít formulář pro návrh na zápis, který je k dispozici na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti a je možné ho vyplnit pouze elektronicky. Formulář slouží jak pro návrh na prvozápis skutečného majitele, tak pro návrh změny údajů o skutečném majiteli či jeho výmaz. Výstupem elektronicky vyplněného formuláře je PDF dokument, který lze zaslat rejstříkovému soudu v elektronické či listinné podobě. Podpis navrhovatele na listinném návrhu musí být úředně ověřen. Návrh na zápis v elektronické podobě musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky osoby, která návrh na zápis podává. Navrhovatelem na zápis (či změnu zápisu) údajů o skutečném majiteli může být pouze zapsaná osoba – tj. právnická osoba, která chce svého skutečného majitele zapsat, nebo svěřenský správce svěřenského fondu, o jehož skutečného majitele jde. Vyplněný formulář je třeba adresovat místně příslušnému rejstříkovému soudu. Tím je krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud zapsané osoby (tj. právnické osoby nebo svěřenského správce). Rejstříkový soud návrh na zápis údajů zkoumá jen z formálních hledisek, nezkoumá věcnou správnost údajů ani míru, v jaké byly tyto údaje doloženy. Nekontroluje ani nevyzývá k opravě údaje, který je v rozporu se skutečným stavem.
Skutečným majitelem se rozumí fyzická osoba, která má fakticky nebo právně možnost vykonávat přímo nebo nepřímo rozhodující vliv v právnické osobě, ve svěřenském fondu nebo v jiném právním uspořádání bez právní osobnosti. Jakým způsobem určit skutečného majitele, lze zjistit na stránkách Ministerstva spravedlnosti. Údaje, které se mají o skutečném majiteli zapsat do evidence skutečných majitelů, jsou přímo stanoveny v § 118f rejstříkového zákona. Zapisují se zejména informace identifikující skutečného majitele, jako jsou např. jeho jméno, datum narození či státní příslušnost. Dále je třeba zapsat údaje, které specifikují, na čem je pozice skutečného majitele založena. Zápisem skutečného majitele do evidence skutečných majitelů se rozumí zápis až oné konkrétní fyzické osoby či konkrétních fyzických osob figurujících na konci případné vlastnické struktury (řetězce).
V souladu s § 19 rejstříkového zákona je třeba k návrhu na zápis do evidence skutečných majitelů doložit listiny o skutečnostech, které mají být zapsány. Jednak jde o listiny, které dokládají totožnost skutečného majitele, jehož totožnost nelze ověřit z tuzemského registru obyvatel. Jednak jde o listiny, které dokládají pozici skutečného majitele. Zákon pro tyto listiny nestanovuje specifické formální požadavky. Často bude pozice skutečného majitele zřejmá ze zápisu ve veřejném rejstříku či ze zakladatelského právního jednání právnické osoby, v takovém případě lze údaj o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitele ověřit přímo ze zápisu ve veřejném rejstříku, není ho tedy třeba dokládat dalšími listinami.
Zápis skutečného majitele (či změna zápisu) nepodléhá do 1. ledna 2019 soudnímu poplatku. Po uplynutí této doby bude činit poplatek za zapsání údajů o skutečném majiteli 1000 Kč. Od poplatku nicméně budou i poté osvobozeny právnické osoby nezapisované do obchodního rejstříku, svěřenské fondy a zápisy údajů podle § 118f písm. d) rejstříkového zákona.
Pokud budete mít k této problematice jakékoliv dotazy, neváhejte se na nás obrátit.